「状況把握力」がないとすぐにテンパる!?仕事で焦らないための「3つの視点」 - そらブログ

「状況把握力」がないとすぐにテンパる!?仕事で焦らないための「3つの視点」

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「状況把握力」がないとすぐにテンパる!?仕事で焦らないための「3つの視点」

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仕事でもなんでもすぐにテンパってしまう人っていますよね?

 

2つ以上のこと言われたらもうパニックだよ〜

 

 

「状況把握力」というのは作業を分解して、

ゴールに向かって焦らず確実に進める能力のことをいいます。

 

 

例えば焦る人と、焦らない人の考え方はこうです。

 

今月中にメール5000件返信しといてって言われたらパニック!!

 

でも1時間に20件くらいって言われたら?

 

なんだかそれほど焦ることでもないように感じませんか?

 

筆者紹介

カラスイ

  • カラスイという名義で日常心理学を発信中
  • 育成が趣味で出会ったメンティ500人オーバー
  • 6歳になる娘と楽しく成長中

この記事は、こんな方におすすめ

  • すぐにテンパってミスが多い
  • 優先順位をつけるのが苦手
  • 仕事がデキる人になりたい

 

特に金融系の仕事やサービス業は時間の速さと正確さを求められるので、

状況把握力がある人とない人では生産性や利益の出し方に明確な差がでます。

 

 

人は本来マルチタスク(複数を同時進行)ができません。

 

すぐに焦ってしまう人は、物事を分解して考えるのが苦手です。

 

 

仕事を分解して優先順位をつけることができれば、よほどイレギュラーがない限り

焦ってしまうことは減ってくるでしょう。

 

 

状況把握力は僕の実体験をもとに構成されていますので、

再現性はかなり高いと言えます。

 

 

この記事を最後まで読むことで、どのような視点で考えれば仕事がスムーズに運べて

デキる人になれるか?がわかりますので、日々の作業で活用してみてくださいね。

 

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「状況把握力」がないとすぐにテンパる!?仕事で焦らないための3つの視点

焦る男性

すぐにテンパってしまう人は、普段から仕事量に対して自分がどのくらいの時間で出来るのか?

意識していない人に多く見られます。

 

例えるなら、一般道の60キロ制限の道で急に「120キロ出せ!!」って言われたら

情報処理が追いつかず事故ってしまうようなものです。

 

 

普段から出さないスピードを出したらそりゃ事故りますよね?

 

仕事でテンパる人は自分の能力の限界を把握していません

 

 

車で制限速度を守ることは大切ですが、

こと仕事に関しては自分が何キロのスピード(速さ)で焦ることなく作業できるのか?

把握しておくことはとても重要な視点なのです。

 

そもそも可能な仕事かどうかを分解する視点

PCで作業する人たち

すぐにテンパってしまう原因は、仕事を与えられた時に量や内容に気押されて

冷静になれないことです。

 

始めは「できない!!」って思ったことも、やってみたら意外と「できた!!」

って経験はありませんか?

 

これは元々仕事を与えられた時に作業を分解することができていれば、

焦る必要もなかった内容かもしれません。

 

 

もちろんブラックな会社で無理難題を押し付けてくる上司もいるかもしれませんが、

大抵の場合はこの作業を分解して考える視点を持つことで焦ることはほぼなくなります。

 

 

作業を分解した時に自分の力だけではできないと具体的に分解できたら

作業の割り振りを提案できるかもしれませんし、逆にその方が生産性が上がるはずなので

根性論でやってみて「できませんでした」と言って怒られるより良いと思いますよ。

 

 

ポイント

作業をどんなペースでやれば完了できるかを分解し、できそうになければ代替え案を出す

 

作業を分解できたら優先順位をつける視点

PCで作業する人たち

作業が分解できたら次にすることは、優先順位をつけることです。

 

優先順位つけるの苦手だよ〜

 

優先順位のつけ方はそんなにむずかしくありません

 

 

優先順位のつけ方は、

  1. 緊急性のある作業
  2. 今日までにするいつもの作業
  3. 明日でも問題ない作業

にまず仕分けします。

 

 

その後に、今やらなくてもいい仕事に分解します。

 

  1. やっておいたら明日が楽な作業
  2. やっておいたらそのうち楽な作業
  3. やっておいたらいつか楽な作業

 

 

大抵は2の今日までにする作業の状態で仕事をしていて、

急に1が入ることでテンパることが多いでしょう。

 

 

そこでやらない優先順位の1明日でも良い作業を振り分けます。

 

 

緊急性のある作業が入ってもいいように2の作業を常に前倒しでしておき、

今やらなくても良い作業を少しずつ積み上げておくと余裕が生まれやすくなります。

 

時間の貯金はまた後ほど詳しく解説しますね。

 

ポイント

優先順位は緊急性と、やらない仕事に分けることが大切

 

状況を把握するには他人の能力を知る視点

他人を掌で動かす

状況を把握するには「自分の作業スピードを把握することが大切です」と言いましたが、

「他人の作業スピード」も把握することでさらに状況は見えやすくなります。

 

例えるなら対戦ゲームで勝率を上げるには、対戦相手の能力を分析しますよね?

 

対戦相手の能力を知るからこそどのように動けばいいかがわかるように、

組織で働く場合、他のスタッフの能力を具体的に知ることは重要です。

 

 

ではこを見れば良いのか?

  1. 自分と同じ仕事での速さと正確さ
  2. 好きな仕事と苦手な仕事
  3. 体力

 

1の自分と同じ仕事の正確さと速さは、そのまま自分と比べるとわかりやすいでしょう。

 

 

2の好きな仕事と苦手な仕事は、人間誰しも得意と不得意があるので

それが早いかどうかは置いておき、

「この人はこの仕事が好きで、この仕事は苦手なんだろうなぁ」くらいは

把握しておくと良いでしょう。

 

 

3の体力はそのままで体力です。

 

年齢や元々の体力もあるでしょうが、その人の仕事の継続力を知っておくと

どんなペース配分で作業をしているのか?がわかりやすくなります。

 

 

組織での仕事はスポーツと同じで役割があり、得意と不得意があります。

 

状況を把握する力はある意味司令塔のような視点も必要となるのですが、

実際にチームを回せなくとも「他人の能力を見る視点」があるだけで

司令塔の補助をすることができるので重宝されますよ。

 

ポイント

他人の能力を把握できたら、自分の能力と照らし合わせてみる

 

状況を把握するには「時間の流れ」を意識すること

時間の流れを見る人たち

「時間の流れ」を意識することは、人生を制します笑。

 

リバウンドを制するものはゲームを制すみたいな〜?

 

時間を制すると人生が必ず豊かになります

 

 

よく時間管理とか言いますが、時間管理ができれば良いことがたくさんあります。

 

例えば肉体的に疲れにくくなったり、疲れた体を休めることもできます

 

 

時間貧乏」はその日暮らしの出たとこ勝負なので体もしんどいですし、

好きなことをする時間も制限されてしまい人生的にも幸福度が下がります。

 

 

では「時間貧乏」にならないためにはどのように時間を貯金していけば良いのか?

解説していきます。

 

イレギュラーに備えられる時間の余裕を設定する

時間の貯金箱

あなたの周りでいつもイライラしている上司いませんか?

 

仕事を押し付けられてイライラするぞ〜!!

 

イライラする前に状況を把握してみようね

 

 

これは仕事量に対して時間管理ができていない場合になりやすい残念な状態です。

 

そんな人にイライラをぶつけられでもしたらたまったもんじゃないですよね?

 

 

では時間の設定をどうすれば心の余裕を生むことができるのか?ですが、

まず自分が出来る仕事にどれだけの時間がかかっているか?」を把握しましょう。

 

 

この時大切なのは、「急いだらできる速さ」より「普段の平均的な速さ」

把握するようにしましょう。

 

「急いだら5分だけど失敗する確率が上がるから7分だな」みたいな感覚です。

 

 

これをふまえて、Aという仕事は10分、Bという仕事は20分かかるといった感じで、

自分のできる全ての仕事におよその完了時間を把握しておきます。

 

慣れてきたら、この「焦らずできる時間どのくらいまで短くできるか?」を

意識するとさらに良いですね。

 

 

そうすることで急な仕事をねじ込まれても、

「まぁ、この仕事は〇分でできるから、○分まだ余裕があるな」というように

焦ることがなくなります。

 

 

自分の作業時間をキャパオーバーする場合もあるでしょうが、

それも瞬時に分かるようになればギリギリになって他人に頼ることもないので、

余裕を持って「他人にお願いする」という選択肢を選ぶこともできますね。

 

ポイント

時間の余裕は心の余裕。心の余裕は自分の能力の把握から始まる

 

さて、そろそろ高度になってきたなと感じ始める頃でしょうか?

 

ちょっとお腹いっぱいになってきたなぁ、、、

 

ここからが超重要なのでfight!!

 

 

次はさらに高度になっていきますが、がんばってついて来てくださいね。

 

他人の時間軸を計算に入れる

頭を抱える女性

自分の作業時間がおよそわかってきたら、今度は「他人の作業時間」を測定してみましょう。

 

他人の作業時間なんて気にしたことないよ〜

 

他人の作業時間を知れば、時間の流れを把握できるんです

 

 

自分と同じ仕事をしているのに、他人はどれだけ早かったり遅かったりするか?を計測して

(あの人はあの作業にあと大体○分くらいかかるだろうな、、、)というのを

なんとなく把握しておきます。

 

 

例えるなら、それぞれ車を運転していてうまく避けながらどんどん進んでいける人や

渋滞にはまって全然進まない人を把握する感覚ですね。

 

時間も同じように滞ることなく進められる人とそうでない人がいますので、

自分のスピードと他人のスピード(時間軸)を把握しておくとものごとがスムーズに流れます。

 

 

ポイント

自分の作業時間がわかってきたら他人の作業時間を計測してみましょう

 

何もしない時間を作る

何もしない男性

これはある程度時間を生み出せるようになってからの話ですが、常に何かを考え続けると

頭の整理ができなかったりしますのでそんな時は5分から10分くらいぼ〜っとしてみて

仕事と関係ないことを考えたりしましょう。

 

サボってるって思われないかな〜

 

ある程度仕事を終わらせて数分くらいなら大丈夫ですよ

 

 

仕事から頭を切り離すことで意外と頭がスッキリし、仕事の優先順位や新しいアイディアなどが

生まれることも多いです。

 

仕事に行き詰まった時などは、ムリに仕事のことを考えず数分ぼ〜っとすると

心の余白ができて作業が進むことがあると知っておきましょう。

 

頭の回転を早くするためには、物事の「本質と構造」を理解することが重要

 

状況把握力を身につけるメリットとデメリット

他人の中に入る人

状況を把握する力を身につけることで得られることはたくさんあります。

 

これは仕事だけに限らず、日常生活でも活かすことができるので

身につけられれば人生で必ず「得」することは断言できます。

 

では、状況把握力を身につけることで得られるメリットとデメリットを紹介します。

 

 

状況把握力を身につけるメリット

 

状況把握できることで得られる最大のメリットは「時間」を生み出せることです。

 

時間とは誰しも平等に与えられるので、使い方次第で「心が裕福」になれます。

 

 

心が裕福とはお金持ちと同じような感覚だと思うのですが、

「そのぐらいで怒ることでもないか、まだ余裕あるし」という感覚です。

 

 

よく怒っている人は時間に追われて常に心が「貧乏」な状態で、

仏教用語でいう餓鬼畜生界と言われる貧しい心の状態にいます。

 

参考:十界とは?

 

 

心が貧しいと他人をねたみおとしいれたり、

「自分はなぜこんなにがんばっているのに評価されないんだ!!」と常に思う

悪循環ですね。

 

 

こんな状態では仕事もプライベートもうまくいくはずありません。

 

 

でも仕事多すぎてそんな余裕ないよ〜!!

 

だからこその状況把握力なんです

 

 

状況を把握できれば「優先順位」がわかり、行動に対する価値が変わります。

 

 

今もっともしなければいけないことを分解し、時間を整理、管理することで

ムダな行動が減り今まで足りなかった時間が生まれます。

 

 

時間が生まれるということは、違う作業をすることもできるので

仕事の評価も上がりますし、プライベートもさらに充実していきます

 

 

ポイント

状況把握力の最大のメリットは時間の余裕を生み出し、行動の価値をあげられること

 

状況把握力を身につけるデメリット

人混みを表すコマ

状況を把握する力が身につき出した時、始めに感じるのが「他人との差」です。

 

自分だけ仕事こんなにしてるのにあいつはまだそれだけかよ!

 

自分がレベルアップした時は、他人と比べてしまうものなんです

 

 

普通の人は「状況把握力」を身につけていませんので、

自分の力が上がった時は他人とのスピードの違いにいら立つこともあるでしょう。

 

例えるなら自分は高速道路をスイスイすり抜けていけるのに、

他人は法定速度以下で道を塞いでいる状態ですね。

 

 

近年問題になっている「あおり運転」のように、遅い人にいら立って

攻撃してしまう人もいるでしょう。

 

ここで大切なのは、

「他人には他人の限界速度」があり「自分の速さを強要してはいけないということです。

 

 

中途半端に要領がいい人は自分だけがスイスイ進んでいければ良いという考えなので、

他人を蔑み(さげすみ)格下扱いしてしまうんですよね。

 

その空気感は他人には伝わってしまうので、そんな自分勝手な人は周りから

助けてもらえなくなります

 

なんなら足を引っ張られて邪魔されることもあるでしょう。

 

「自分の力だけでやってやるよ!」なんて人は組織では必要ありません。

 

 

組織で仕事をするには「自分の力+見えないところでの助け」が絶対に必要で、

自分の力以上の成果を出すには必ず必要な考え方です。

 

 

なぜならそれが1番組織にとって好循環をもたらし、生産性を産むからですね。

 

ポイント

状況把握力を持つことのデメリットは、他人の処理速度がわかるので自分と比較してしまい

「他人は格下だ」と心が勘違いしてしまうこと

 

対人関係が苦手なら、まず「3つの視点」を意識することが改善への糸口となる

 

「状況把握力」がないとすぐにテンパる!?仕事で焦らないための3つの視点 まとめ

まとめ

今回は「状況把握力」を身につけるための3つの視点を解説しました。

 

状況把握力のおさらいです。

 

ポイント

作業をどんなペースでやれば完了できるかを分解し、できそうになければ代替え案を出す

 

ポイント

優先順位は緊急性とやらない仕事に分けることが大切

 

ポイント

他人の能力を把握できたら、自分の能力と照らし合わせてみる

 

ポイント

時間の余裕は心の余裕。心の余裕は自分の能力の把握から始まる

 

ポイント

自分の作業時間がわかってきたら他人の作業時間を計測してみましょう

 

ポイント

状況把握力の最大のメリットは時間の余裕を生み出し、行動の価値をあげられること

 

ポイント

状況把握力を持つことのデメリットは、他人の処理速度がわかるので自分と比較してしまい

「他人は格下だ」と心が勘違いしてしまうこと

 

 

状況を把握することは、時間に流されず自分の意思で時間を進めることもできます

 

 

時間を進められるということは、本来なかった時間を作り出すことができるので

趣味や休息といった自分に投資する価値ある時間が手に入るということですね。

 

 

今回紹介した内容はけっこう難易度が高いものですが、

取り組む意識を持つだけでも全然違ってきますので「だまされた!!」と思って

挑戦してみてくださいね。

 

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はじめまして カラスイです。 眼鏡販売の会社で働きながらブログを書いています。 日常で使える心理学を少しでも学ぶことで、対人関係で起こるほとんどのことは好転する!をテーマに「時間管理術」「子育て」「恋愛」をイージーモードにする方法を紹介しています。 眼鏡屋関係の方が役に立つnoteは下の緑ボタンより           ⬇️

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