みなさんは普段仕事をどのように始めていますか？
前回やり残した仕事があれば、それからでしょうか？
目についたものから始めるでしょうか？
まず結論から、作業効率を上げるためには「時間管理術」を身につける必要があり、
ものごとの優先順位を見極めた作業をしていく必要があるのです。
筆者紹介
- カラスイという名義で日常心理学を発信中
- 覚えの悪さを継続力で全てカバーして生きてきた
- 7歳になる娘と楽しく成長中
この記事は、こんな方におすすめ
- 仕事がいつも山積みになっている
- どんなに急いでも仕事が終わらない
- 仕事が早い人になりたい
この記事を最後まで読むことで、終わらない仕事をなくす考え方がわかり
楽に仕事を進めることができるようになります。
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作業効率を上げるために今すぐあなたが身につけるべきスキル「〇〇管理術」
人にとって何より大事なものは「時間」です。
時間は大切だとわかっていても、時間の使い方が上手い人は本当に少ないのです。
1分1秒の重みは状況によって変わり、時間の大切さに気づけた時に人生の転機は訪れます。
今回は仕事での時間管理がメインとなりますが、日常でも応用することができます。
漠然と仕事を始めてしまい時間の使い方を『損』している方に向けて
1日の積み上げ（やることを書き出す）を推奨するお話をしようと思います。
1日の始まりは就業10分前にはすぐ動ける状態にしておく
出勤時間がギリギリだと
仕事の段取りを組むのにすでに遅れているからです。
たった1本早い電車や、10分早く家を出るだけです。
夜更かししてテレビを見たり、ゲームをしたり
睡眠時間を減らしてでも楽しいことはしたいものです。
仕事とは、遊ぶ為の仕事であるべきと思いますが、たくさん遊んで、睡眠時間を少しでも増やしたいのなら
思考を『早く仕事を終える思考』に変えなければ、遊ぶ時間が少なくなり
どんどん睡眠時間が少なくなっていくのです。
睡眠時間が減るほど「負のスパイラル」に入るので、仕事のパフォーマンスも落ちますし
日々の幸福感も下がっていきます。
趣味の時間はもちろん大切ですが、
その時間を作り出す為の時間管理を意識的にすることで
結果、好きなことをする時間が増える思考をもちましょう。
すぐやる人の特徴は「時間管理」と「優先順位づけ」が必ず習慣化されている
1日のやることリストをメモ紙に書き出す
1番簡単な時間管理術に、その日の仕事を書き出す方法が有効です。
就業が開始する少し前に、新しいメールのチェックや
前日からの引き継ぎなどを確認しておきましょう。
そこから1日の作業リストをメモなどに箇条書きしていきます。
ある程度箇条書きが出来たら、今度は優先順位をつけて番号をふったりしましょう。
ポイント
終わった作業にラインを引いて消していくと、
全部消えた時に達成感から脳内に分泌されるドーパミンが出ます。
達成した時に出るドーパミン（快楽）をどんな小さな仕事でも
味わう習慣をつけると仕事がゲームのように楽しく思えたりしますよ。
やることリストをクリアしていく感覚は日々の達成感も味わえますし、
優先順位が悪ければ達成できないこともありますので、考えて仕事をする習慣がつきます。
また、1人では達成できない仕事（クエスト）も協力して取りかかることで達成しやすくなります。
次の項目「他人の作業にも優先順位をつける」で詳しく解説しますね。
「逆算力とは？」逆算思考で目標設定をすると結果はこんなにも違ってくる！！
他人の作業内容を少しでも把握して、優先順位をつける
優先順位をつけることに慣れておくと、突発的な仕事が入った時の判断力が鍛えられます。
もし上司から追加の仕事を頼まれても作成していた優先順位に組み込んで流れをつくる癖をつけておくと、
複数の仕事を同時進行させる技術も身につきます。
人は本来マルチタスク（同時進行）はできませんが、協力しあって同時進行させることはできます。
例で解説します。
例えば、
自分が1から10までやらないといけない仕事を自分が1から3までやったら、
あとは違う人でも出来る場合は仕事を人に任せるようにします。
すると4から10までやっていた作業分の時間が手に入り違う作業を始められますし、
同時に２つの作業を進行させることができるのです。
もちろんなんでもかんでも任せると任された側から嫌な顔されますし（その人の時間を奪うので）
作業を管理しきれなくなる場合があるので、慣れるまでは少しずつ任せて、所々で進捗を確認したり
当たり前ですが、感謝の言葉をかけたりしましょう。
特に大事なことですが、いつも仕事を任せている人の仕事を
たくさん手伝ってあげることも大事です。
任せるだけだと相手のモチベーションも下がるので、自分が空いている時は進んで手伝ってあげることが
結果的に時間の短縮になることを知りましょう。
ちなみに注意ですが、人に仕事を頼むからには
自分はそれ以上の仕事をしている姿勢を見せなければいけませんので気をつけて仕事は振るようにしましょう。
ポイント
仕事を振って自分がサボるのではなく、その人ができないことを代わりにすることで「みんなの時間」が手に入るからです
「他人の優先順位もつけること」に慣れてくるとチーム全体を巻き込んで生産性を上げることも可能になります。
もちろんその人のペースや能力もあるので、自分の視点で優先順位を決めつけるのではなく
相手の能力や得意・不得意をよく観察した上で指示を出すことが大切。
「状況把握力」がないとすぐにテンパる！？仕事で焦らないための「3つの視点」
頼まれた仕事を断る
仕事を頼む時には頼む相手がどんな仕事をしていて、
今は空いてるだろうな、、とわかる時になるべく仕事を振りましょう。
自分が仕事を振られた時のことを想像してみてください。
仕事を色々やっている時に、ただただ追加の仕事を強制されることほど
モチベーションが下がることはないでしょう。
どうしても仕事を振りたい時は、
『どのぐらいの重要度だから出来ればいつまでにやってほしい』と
無理のない仕事量か判断して任せる仕事を振りましょう。
もちろん自分がやった方が早いなら自分がやればいいですし、
相手の力量を無視して仕事を振るのは時間を無駄にする可能性が高いです。
ミスされる可能性も出てきますし、
任せる人がしている他の仕事のミスにも繋がりかねません。
また、同じように仕事を振られた時に、
自分の仕事のパフォーマンスが下げられそうな仕事は断りましょう。
断れないならその仕事を自分の最優先にして、
自分の仕事の優先順位が低いものを誰かに振れるように周りを見渡しましょう。
上司に言われた仕事は断りずらいですが、
意外と優先順位は低い時もあるので 重要度と期限を確認して
自分の仕事の優先順位の中でどの位置に入るのかを整理して作業をしましょう。
「あとでやるを作らない」
仕事が遅い人は基本的に「後でやろう」と考え、どんどん仕事がたまっていき
予期しない作業が追加されることで仕事を終えることができません。
基本仕事はあとでやろうとしないことです。
『ちょうど昼ごはんのタイミングだから、、』とか、
『休憩の時間だから、、』とあと回しにすると仕事の内容を忘れたり、
急な仕事を振られた時に、どんどんあとまわしが増えてミスが出ます。
人間の覚えていられる量なんて2つか3つまでです。
それを超えると逆に全部忘れるリスクがつきまといますので、
どうしてもあとまわしにする時は１つかどれだけ抱え込んでも２つまでにしましょう。
仕事が早い人と遅い人はここが違う！！評価を爆上げする『質問力』について解説
作業効率を上げるために今すぐあなたが身につけるべきスキル「〇〇管理術」 まとめ
今回は作業効率を格段に上げる為に身に付けるべきスキル 『時間管理術』を書きました。
時間をお金に変える労働をしている方は自分の時間の価値を知るべきですね。
仕事をだらだらして残業代を稼ぐやり方はこのご時世もうできません。
ではどうやって時間を作り出すのか？を意識的にすることで、つまらない仕事であっても、
やりがいと達成感を感じて睡眠にも良い影響を与えます。
ほんの少しでも良いので、
人類最強の敵『めんどくさい』に打ち勝ち質の良い生活の時間を手に入れましょう
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